En el ámbito del cumplimiento corporativo, la due diligence suele centrarse en intermediarios como agentes, distribuidores y consultores. Sin embargo, un área frecuentemente subestimada es la evaluación de los clientes.
La debida diligencia del cliente (Customer Due Diligence, CDD) es el proceso mediante el cual las empresas recopilan y verifican información sobre sus clientes para asegurarse de que cumplen con las normativas legales y regulatorias. El objetivo principal de este proceso es prevenir delitos como el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. Las medidas de CDD pueden incluir la identificación del cliente, la evaluación de riesgos y la recopilación de información adicional en casos de alto riesgo. Es fundamental que las empresas sigan estos pasos para cumplir con las normativas nacioanles e internacionales, y protegerse de actividades ilícitas.
¿Cuándo se Requiere la Debida Diligencia del Cliente?
La debida diligencia del cliente es requerida en los siguientes casos:
Al iniciar una relación comercial: Cada vez que una empresa establece una nueva relación con un cliente, ya sea una persona física o jurídica, se debe realizar la CDD para verificar su identidad y evaluar el riesgo.
Transacciones ocasionales: Cuando se realizan transacciones esporádicas o únicas que superan ciertos umbrales monetarios, como en el caso de transferencias de grandes sumas de dinero o transacciones sospechosas.
Sospecha de actividad ilícita: Si existen indicios de que una transacción o cliente está relacionado con actividades delictivas, como el lavado de dinero o la financiación del terrorismo, se debe realizar una investigación más a fondo mediante la CDD.
Dudas sobre la veracidad de la información del cliente: Si la información previamente proporcionada por el cliente parece inconsistente o no fiable, es necesario realizar una nueva verificación para asegurar su cumplimiento con los requisitos.
Clientes de alto riesgo: En casos donde los clientes son considerados de alto riesgo, como las personas políticamente expuestas (PEP) o aquellos que operan en jurisdicciones con alta prevalencia de delitos financieros, se requiere una debida diligencia reforzada.
El Caso Freepoint Commodities
El caso de Freepoint Commodities (EE.UU. vs. Freepoint Commodities LLC, 2023) demuestra cómo las relaciones con los clientes pueden involucrar actividades delictivas que exponen a las empresas a responsabilidad penal, especialmente cuando existen conflictos de interés y falta de supervisión interna.
En este caso, Freepoint Commodities fue sancionada con más de $98 millones por participar en un esquema de sobornos a funcionarios de Petrobras, facilitado a través de un cliente (Oil Trade & Transport S.A.), cuyo gerente era familiar de un empleado clave de Freepoint. Las transacciones fraudulentas se ocultaron mediante contratos falsos y empresas pantalla, lo que permitió que estas actividades pasaran desapercibidas en los libros contables. Este caso subraya la importancia de realizar una due diligence exhaustiva también con los clientes, no solo con los terceros implicados en las ventas o la generación de negocios.
Responsabilidad Penal de la Persona Jurídica en Ecuador
El Código Orgánico Integral Penal (COIP), en su Artículo 49, establece que las personas jurídicas son penalmente responsables por los delitos cometidos en su beneficio o el de sus asociados, ya sea por acción u omisión de quienes ejercen control, administración o dirección. Esto incluye a apoderados, agentes y terceros que gestionen actividades en su nombre.
Lo relevante de esta disposición es que la responsabilidad penal de la empresa es independiente de la de las personas naturales que cometan el delito. Esto significa que, aunque no se identifique al infractor individual, la empresa puede ser sancionada.
Similar al caso Freepoint, donde un empleado facilitó actividades delictivas a través de un cliente sin que la empresa lo detectara, en Ecuador, la empresa también sería penalmente responsable si uno de sus empleados cometiera un delito que beneficiara a la organización, aunque estuviera oculto mediante fraudes contables o conflictos de interés.
Conflictos de Interés: Un Riesgo Oculto
El caso Freepoint también resalta los peligros de los conflictos de interés no revelados. Un empleado de Freepoint, al ser familiar del gerente del cliente implicado, facilitó el esquema delictivo sin que la empresa lo notara. Esta situación podría haberse prevenido con una política clara de divulgación y revisión de conflictos de interés, que incluyera tanto a empleados como a clientes.
Acciones Esenciales para Evitar la Responsabilidad Penal
Evaluación exhaustiva de las relaciones con los clientes: No basta con verificar la idoneidad de los intermediarios; es crucial evaluar también a los clientes. Un proceso robusto de debida diligencia (due diligence) que analice la estructura organizativa, antecedentes financieros y posibles vínculos con empleados clave puede detectar riesgos ocultos que, de no ser gestionados, pueden derivar en problemas legales serios.
Implementación de políticas claras sobre conflictos de interés: Las empresas deben establecer políticas sólidas que obliguen a empleados y socios comerciales a revelar cualquier relación que pudiera influir en sus decisiones. Contar con procedimientos claros para identificar y gestionar estos conflictos es vital para mantener la integridad de la empresa y evitar implicaciones legales por negligencia en la gestión de las relaciones comerciales.
Auditorías internas regulares: Realizar auditorías periódicas y monitorear transacciones no reflejadas adecuadamente en los libros contables es esencial para detectar actividades sospechosas. Además, es importante capacitar a los empleados para identificar y reportar irregularidades en las relaciones con los clientes, fortaleciendo así la cultura de cumplimiento.
No solo los terceros representan riesgos en los programas de compliance; los clientes también pueden ser una fuente de riesgo penal significativa si no se realiza una supervisión adecuada. Ignorar el monitoreo continuo o fallar en la debida diligencia sobre los clientes puede tener consecuencias graves tanto legales como reputacionales. Implementar un sistema de compliance integral que incluya una gestión proactiva de conflictos de interés y un enfoque riguroso de due diligence sobre los clientes es fundamental para prevenir responsabilidades penales y proteger la sostenibilidad del negocio.
Si crees que tu empresa podría estar expuesta a riesgos de responsabilidad penal, en Meythaler & Zambrano Abogados estamos preparados para asesorarte. Te ayudaremos a evaluar tu programa de compliance y a implementar estrategias efectivas para proteger tu negocio y cumplir con las normativas vigentes.
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